Tujuan Bimtek Pengelolaan Dokumentasi Kegiatan Pimpinan Daerah :

1. Meningkatkan kompetensi ASN dalam mendokumentasikan seluruh kegiatan pimpinan daerah secara sistematis, tertib, dan profesional.

2. Membekali peserta dengan teknik dokumentasi modern, termasuk pengambilan gambar, video, pencatatan tertulis, dan pengarsipan elektronik.

3. Menstandarkan format dokumentasi kegiatan pimpinan sesuai kaidah protokoler dan kebutuhan pelaporan serta publikasi instansi.

4. Mendorong kolaborasi yang efektif antarbagian (Protokol, Humas, Umum, Dokumentasi) dalam pengelolaan dokumentasi yang terintegrasi.

5. Menjamin akuntabilitas dan transparansi kegiatan pimpinan, yang dapat dipertanggungjawabkan secara administratif dan informatif.

6. Memfasilitasi penyusunan laporan kegiatan pimpinan daerah yang tepat waktu dan sesuai standar tata kelola pemerintahan.

Materi Bimtek Pengelolaan Dokumentasi Kegiatan Pimpinan Daerah :

• Kebijakan dan Dasar Hukum Dokumentasi Pemerintah Daerah
  – Regulasi tentang dokumentasi kegiatan resmi pimpinan daerah, termasuk integrasi dengan sistem informasi pemerintahan.

• Teknik Perencanaan dan Pencatatan Kegiatan Pimpinan
  – Format agenda kegiatan, berita acara, dan catatan penting selama kegiatan berlangsung.

• Prosedur Dokumentasi Visual (Foto dan Video)
  – Teknik pengambilan gambar, standar sudut pengambilan, durasi, pencahayaan, dan etika dokumentasi resmi.

• Penulisan Laporan Kegiatan Pimpinan Daerah
  – Format narasi kegiatan, laporan hasil, tujuan kegiatan, pihak yang hadir, dan output kegiatan.

• Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi Digital
  – Sistem penyimpanan berbasis elektronik, folderisasi, back-up file, dan keamanan data dokumentasi.

• Koordinasi Antarbagian (Protokol, Humas, Umum)
  – Alur komunikasi, pembagian tugas, dan integrasi informasi dalam satu sistem dokumentasi yang terpusat.

• Praktik Lapangan dan Studi Kasus
  – Simulasi dokumentasi kegiatan pimpinan dan evaluasi teknis hasil dokumentasi peserta.

Klasifikasi Peserta Bimtek Pengelolaan Dokumentasi Kegiatan Pimpinan Daerah :

• Staf Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan (Prokopim)
  – Terlibat langsung dalam perencanaan, pendampingan, dan pelaporan kegiatan pimpinan.

• Staf Bagian Humas dan Dokumentasi Sekretariat Daerah
  – Bertugas membuat narasi, rilis berita, dan dokumentasi publikasi kegiatan kepala daerah.

• Staf Bagian Umum / Rumah Tangga Pimpinan
  – Mengelola administrasi dan logistik kegiatan yang memerlukan dokumentasi pendukung.

• ASN Pengelola Arsip dan Dokumentasi Elektronik
  – Bertanggung jawab atas penyimpanan, penataan, dan digitalisasi hasil dokumentasi.

• Petugas Fotografer dan Videografer Pemerintah Daerah
  – Bertugas mendokumentasikan kegiatan secara visual dan memastikan kualitas media yang dapat dipublikasikan.

• Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK)
  – Menyusun laporan kegiatan dan memerlukan dokumentasi sebagai bagian dari pertanggungjawaban.

Sehubungan Dengan hal tersebut, Pusat Edukasi Indonesia menyelenggarakan kegiatan: Bimtek Pengelolaan Dokumentasi Kegiatan Pimpinan Daerah